Esta técnica administrativa mescla a Tecnologia da Informação, os Métodos Produtivos, as Medidas de Performance, as Metas de Desenvolvimento da Instituição, além da Gestão de Processos. O produto pode ser usado na obtenção de Certificações ABNT NBR ISO 9000:2000, ABNT NBR ISO 9001:2000, ISO-14000 e SA-8000.

Antes do advento da informática, era conhecido como O&M - Organizações e Métodos. Como os sistemas de informação vieram minimizar energia na produção da informação, foi tecnicamente incorporado ao conceito, tornando-se OS&M - Organizações, Sistemas e Métodos. Possui os seguintes objetivos:

• Racionalizar processos operacionais e administrativos;
• Identificar deficiências e propor medidas corretivas;
• Incrementar métodos de trabalho pelo estudo e instituição de sistema de decisão;
• Padronizar procedimentos e instituir normas;
• Sugerir inovações tecnológicas;
• Monitoramento dos processos e da qualidade;
• Possibilita Auditoria de Qualidade;
• Obtenção de Certificações ISO e outras; e
• Estudo de bechmarking para medições.

Após a crise de 1980 as empresas extinguiram o Departamento de O&M no afã de se tornarem mais competitivas e delegaram suas tarefas à gerência dos demais departamentos. A priori observa-se depois disso o despreparo dos colaboradores envolvidos no processo. A solução encontrada pelos empresários foi contratar consultorias que implantassem o projeto de OS&M.

 

Como é elaborado?

Através do conhecido PDCA - Plan, Do, Check e Action é feito o levantamento da estrutura organizacional, das planilhas e dos sistemas utilizados para então iniciar o ciclo PDCA.

Planejamento (Plan)

A maior parte do tempo gasto no projeto deve estar focada nesta etapa.

1. Levantamento dos chamados "gargalos" no processo através de brainstorming;
2. Utilização do Diagrama de Pareto para definição de prioridades;
3. Elaboração de Fluxogramas antigos e atuais;
4. Definição das Causas Primárias do problema;
5. Utilização do Diagrama de Ishikawa para medição de causa/efeito; e
6. Aplicação de Método Estruturado para dimensionamento de competências e redistribuição de tarefas;
7. Estabelecimento de Plano de Ação para bloqueio das causas e adoção de boas práticas.

Execução (Do)

O segredo do resultado positivo está em trabalhar bem o processo que gera resultado. Levando-se em consideração que passamos um terço de nosso dia trabalhando, o ambiente tem de ser agradável e o clima leve para se obter bom desempenho de cada colaborador. Para minimizar os conflitos, é preciso melhorar a comunicação interpessoal, tanto em shareholders quanto em steakholders. Além disso, será implantada a filosofia Kaizen como a técnica dos 5S.

1. Arrumação - Cada coisa no seu lugar e cada lugar com a sua coisa;
2. Descarte de desnecessários - Levantamento de possíveis remanejamentos de documentos, materiais, móveis, utensílios e equipamentos;
3. Organização - Não está usando? Guarde;
4. Limpeza - Instituir a cultura da limpeza no ambiente de trabalho para que a sujeira não interfira na produção ou na qualidade do trabalho;
5. Disciplina - Seguir com seriedade os itens anteriores, mas adotar conduta limpa.

Isto feito, iniciam-se as implementações planejadas, apoiadas por páginas de intranet que atribuem responsabilidades a cada colaborador, que fornecem visão de macro a micro de cada processo.

Nós da Gopinatha entendemos que, para um completo entendimento das tarefas, suas necessidades e prioridades dentro de uma companhia, precisaremos instituir alguns instrumentos, que são:

• Processos - Explicam de que forma será feita a atividade;
• Matrizes de Responsabilidade - Nomeiam o responsável pela execução e sua supervisão ;
• Fluxogramas - Ilustram o processo em meio a um contexto; e
• Normas - É a peça mais dinâmica, pois regulamenta prazos e as excessões com a anuência da Alta Administração.

Verificação (Check)

Comparação do cenário passado em relação ao atual, identificação de oportunidades e estabelecimento de medidas preventivas de desvios. As anomalias comportamentais do projeto serão coletadas na Intranet e usadas para estudos de melhorias de processos.

Ação Corretiva (Action)

Identificada a melhoria e esta sendo aprovada pela Diretoria, será implantada em tempo real com a ciência dos envolvidos por e-mail e publicada no mural da Intranet.

Nossos técnicos desenvolveram uma aplicação de gestão de processos (OSM Web), de fácil operação que reduz os custos de implantação e manutenção do OSM sensivelmente.

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