Inventário de Ativos

Introdução

Muitos de nós notamos etiquetas de Controle Patrimonial afixadas em móveis, utensílios, máquinas e equipamentos quando visitamos a recepção de grandes empresas ou repartições públicas. No entanto, na maioria das vezes, o processo de gestão patrimonial se limita a isso. O que a maioria das organizações deixa de fazer é manter um registro de responsabilidade e guarda desses móveis, utensílios, máquinas e equipamentos em nome de cada colaborador que os utiliza. Isso permitiria a realização de inventários periódicos dos bens constantes do Ativo Imobilizado, garantindo a autenticidade do registro dos fatos contábeis.

Aspectos Conceituais

(o que é)

Todos os bens que podem ser medidos com valor financeiro, portadores de lastro legal de propriedade, ou seja, de Nota Fiscal de Compra ou outra natureza transmissora de propriedade, são passivos de controle por ficha individual, contendo grupo de bens, localização, dados de compra e venda, valorização e depreciação.

Mensalmente, devem ser levantados sumários que representem as somas dos saldos, bem como suas movimentações em valor, e confrontados com os registros contábeis constantes no Balanço Patrimonial para validação e elucidação das diferenças.

Aspectos Procedimentais

(como funciona)

Depois de delimitado o campo de ação e definida a matriz de responsabilidade, são definidas equipes, sempre em pares, para a contagem dos itens elegíveis. Será fornecida uma lista de nomes de equipamentos daquele quadrante inventariado, para agilizar no momento da contagem.

Os grupos de bens serão somados e confrontados com os valores do Balanço Patrimonial. Havendo divergência, será escolhida outra equipe para a segunda contagem. Ma hipótese de divergência também na segunda contágem, a terceira contagem daquele grupo de bens se fará pela Auditoria Interna, juntamente com o Gestor Patrimonial.

Aspectos Organizacionais

(como se materializa nas organizações)

É preciso que seja feita a catalogação de todos os ítens, classificados por categoria, que sejam: Obras de Arte, Veículos, Móveis e Utensílios, Equipamentos Industriais, Terrenos, Computadores e Periféricos, Ferramentas, Instalações e Edificações. Cada bem terá uma ficha individual de controle de Depreciação Acumulada, custo e data da sua venda. Estes valores e os saldos são conferidos com a contabilidade mensalmente.

Utilize sempre serviços profissionais qualificados, ou um sistema especializado em Controle Patrimonial, ou ao menos use um Banco de Dados para o gerenciamento destas informações. Mantenha sempre atualizado o Inventário de Ativos, cujos saldos, movimentação e depreciação devem concordar com aqueles constantes no Balanço Patrimonial da organização.