Inventário de Estoques
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Introdução
Para dar confiabilidade aos valores apresentados nas contas de ESTOQUES dos balanços, são feitos, periodicamente, o Inventário de Estoques. A depender do ramo de atuação da empresa, seus estoques podem ser compostos de centenas de milhares de itens, o que torna a logística e o compliance um verdadeiro desafio mensal. Fazer o Inventário de Estoques é uma das práticas mais importantes para o controle de lógística e o gerenciamento dos processos de Supply Chain.
Aspectos Conceituais
(o que é)A grosso modo, consiste numa listagem de todos os produtos dos estoques das empresas, e deve conter, dentre outras informações que se fizerem pertinentes, a identificação, descrição, agrupamento, valor e locação física de cada produto. Com o advento dos leitores óticos, muito se ganhou em produtividade e operacionalização, pois a identificação do produto é instantânea, restando às equipes de contagem, apenas verificar se o conteúdo corresponde ao produto contado e seu estado de conservação.
Aspectos Procedimentais
(como funciona)Os principais procedimentos que devem ser seguidos para sua realização são: Planejamento - definir as datas e horários, a equipe responsável, as áreas a serem contadas e o método de contagem a ser utilizado (manual, com uso de tecnologia, etc.); Preparação - O ideal seria que estes estoques não estejam sendo movimentados durante os procedimentos de inventário. Para iniciar a contagem, é preciso preparar o local e os equipamentos necessários, como balanças, contadores, códigos de barras, scanners, entre outros; Contagem - Durante a contagem, é importante registrar todas as informações relevantes, como quantidades, a descrição do produto, a unidade de medida, o lote, a data de validade, o local de armazenagem, entre outros dados; Conferência - A segunda contagem e seu confronto com a primeira, assegura que este levantamento esteja livre de vícios e erros de interpretação.
Aspectos Organizacionais
(como se materializa nas organizações)Alguns dos aspectos organizacionais mais importantes para a realização do Inventário de Estoques são: Equipe - Deve ser selecionada e treinada com antecedência, a fim de garantir que todos os colaboradores estejam familiarizados com os procedimentos e as informações necessárias para a contagem, que serão sempre feitas por duplas, sendo uma destas pessoas, indicada pelo responsável pelo estoque, ou pessoa por ele indicada; Comunicação - É importante definir um canal de comunicação eficiente entre a equipe de contagem e os gestores responsáveis pelo inventário, a fim de reportar eventuais problemas ou diferenças encontradas durante a contagem; Planejamento - É preciso preparar a área Comercial para que os estoques não estejam sendo movimentados no período do inventário, definir um cronograma para a contagem, estabelecer as áreas que serão contadas, escolher o método de contagem mais adequado, entre outros aspectos.
Existem três tipos principais de Inventário de Estoques: Inventário Geral, Inventário Parcial e Inventário Rotativo. Os dois últimos são preliminares ao Inventário Geral e deverão ser realizados pelo Estoquista com o objetivo de diminuir impactos negativos nas contagens do Inventário Geral.
Inventário Geral
Método Manual
Na Fase de Planejamento é feito o mapeamento dos estoques, sinalizando pátios, salas, ruas, prateleiras e gavetas que serão contadas. Todos os produtos deverão ter suas locações identificadas no sistema de Controle de Estoques. Nos relatórios, estes produtos deverão sofrer um agrupamento mínimo igual às suas subdivisões no Ativo Permanente do Balanço Patrimonial. A depender da complexidade dos produtos e do volume a ser contado, os produtos podem ser classificados em tantos sub-grupos quanto se fizerem necessários, desde que seja totalizados da mesma maneira com a qual são apresentados no Balanço Patrimonial da empresa. O cronograma de execução deve ser feito de maneira realista e toda a equipe deve estar presente até o final das contagens.
Na Fase de Preparação são verificadas as informações dos relatórios de contagem, assegurando que estejam todos os itens a serem contados em suas respectivas locações ou na sua impossibilidade, como nos casos de armazenamento em duas locações diferentes por questão de espaço físico, que na locação original contenha informações claras sobre as coordenadas da locação suplementar do produto que em questão. Será organizado tanto física quanto sistemicamente, de modo que possam ser identificados todos os produtos e locações, com seu custo médio devidamente aferido. O sistema de Controle de Estoques, ou outro sistema qualquer como planilhas por exemplo, deverá emitir uma listagem POR LOCAÇÃO indicando o código e descrição do produto a ser contado, em frente aos quais será anotada cada contagem, segundo o método manual. Somente após a conferência entre a soma do custo médio do saldo de cada uma das fichas de cotrole do produto nos estoques, devidamente agrupadas, e os valores constantes do Balanço Patrinonial, é que as contagens poderão ser iniciadas.
Na Fase de Contagem são distribuídos entre as duplas os relatórios de conforme a locação, tomado o cuidado de evitar duas duplas na mesma rua simultaneamente, evitando esbarrões e desvios de foco. Após a primeira contagem será feita uma segnda contagem por uma dupla diferente da que foi utilizada anteriormente, impedindo vícios de contagem. Deverá haver concordância entre a primeira e a segunda contagem, atestando a sua consistência.
Todos os Métodos de Inventário Geral
Na Fase de Conferência, independentemente do método de apuração das contagens, sejam estas de forma manual, por código de barras, por QR-Code, Scanner ou outra qualquer, são levantadas as divergências entre a primeira e segunda contagem, quando será feita uma terceira contagem pelo responsável pelo Inventário dos Estoques, juntamente com o responsável pelos estoques, ou pessoa por este indicada. Uma vez solucionadas estas pendência, os saldos físicos são confrontados com os saldos documentais, ou seja, aqueles que constam do sistema ou do Kardex (ficha de estoque), e assim identificadas as sobras e perdas, em volume e custo médio. Deverá ser emitido dois relatórios destas divergências, um de SOBRAS e um de PERDAS, que deverão conter o código do produto, descrição, grupo de produtos, saldo da contagem, saldo do sistema em quantidades, custo unitário do produto no sistema e custo do ajuste proposto, seja a maior ou a menor. São colhidas neste momento as assinaturas do responsável pelos estoques e do responsável pelo inventário, e só então submetidas à aprovação destes ajustes à Diretoria. Após aprovação, a Controladoria deverá providenciar os ajustes contábeis, operacionais e fiscais deste inventário.
A obrigatoriedade de realização do Inventário Geral vai ao encontro do seu Fechamento Contábil para efeitos do Imposto de Renda Pessoa Jurídica, se trimestral, semestral ou anual, e seus dados transcritos no Livro de Registro de Inventário contendo seus valores e com especificações que permitam sua perfeita identificação, as mercadorias, as matérias-primas, os produtos intermediários, os materiais de embalagem, os produtos manufaturados e os produtos em fabricação, existentes no estabelecimento à época de balanço.
A lei fiscal determina que, além dos livros de contabilidade previstos em leis e regulamentos, as pessoas jurídicas devem possuir um livro de registro de inventário. Nessas condições estará a autoridade tributária autorizada a arbitrar o lucro da pessoa jurídica sujeita à tributação com base no lucro real, quando esta não mantiver escrituração na forma das leis comerciais e fiscais. A ausência de escrituração do Livro de Inventário implica também em infração, perante a legislação do IPI e do ICMS de cada estado, sujeita às penalidades dos respectivos regulamentos. A escrituração deverá ser efetivada dentro de 60 (sessenta) dias, contados da data do balanço ou, no caso de empresa que não mantém escrita contábil, do último dia do ano civil.
A adoção da Escrituração Fiscal Digital (EFD) instituída pelo Ajuste Sinief nº 2, de 3 de abril de 2009, supre a elaboração, o registro e a autenticação de livros para registro de inventário e o registro de entradas em relação ao mesmo período.
Inventário Parcial
Consiste de uma prática largamente difundida entre os controladores de estoques que visa principalmente acompanhar a acurácia do controle dos estoques. Pode ser feita semanalmente, diariamente ou várias vezes no transcorrer do dia, conforme a sensibilidade da gerência. Normalmente, um inventário parcial é realizado em uma seção específica do armazém ou em um tipo específico de produto, como os mais vendidos ou os que estão em maior risco de obsolescência ou perda ou até mesmo em itens de elevado valor. Também pode ser feito nos itens movimentados no dia.
Inventário Rotativo
Trata-se de um processo em que a empresa sorteia itens que serão contados em determinado período, de forma aleatória, mantendo em seu planejamento a contagem total dos estoques em um determinado período. São feitas contagens frequentes e regulares de uma parte de seu estoque, em vez de uma contagem única e anual de todo o inventário. Diferente do inventário geral, o inventário rotativo é realizado em intervalos regulares, como diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Ao contrário do inventário geral, que pode ser demorado e dispendioso, o inventário rotativo é mais rápido e eficiente, pois a contagem é realizada em pequenas partes do estoque de cada vez. Isso ajuda a empresa a manter o controle mais preciso de seu estoque, identificando possíveis discrepâncias entre o inventário físico e o registro contábil com mais frequência, o que permite que a empresa tome medidas rapidamente para corrigir quaisquer problemas.
Victurs Caesar
2023-04-10 09:46:54
A logística é o caminho mais curto entre dois pontos.